La planification des employés est une tâche sans fin pour les gestionnaires et les propriétaires d’entreprise. Même dans des circonstances normales, il peut être difficile d’anticiper avec précision les besoins en personnel et de maximiser la productivité tout en restant équitable envers les employés.

En raison de COVID-19, les horaires de vos employés et les besoins de votre entreprise sont probablement en mutation. Vous devez maintenant tenir compte des exigences en matière de santé et de sécurité, comme la désinfection et les tests, ainsi que des restrictions de capacité dans vos locaux. Avant la pandémie, plus de 50 % des propriétaires d’entreprise ont déclaré qu’ils passaient au moins deux heures par semaine à établir les horaires de leur équipe, selon une étude de TSheets. Tous ces facteurs soulignent l’importance d’être stratégique et cohérent avec la planification de votre personnel.

Les feuilles de calcul Excel sont des outils utiles que vous pouvez utiliser pour organiser les informations sur les employés lorsque vous préparez les horaires de travail. En préparant des modèles d’horaires dans un logiciel de feuille de calcul comme Excel, vous pouvez rapidement mettre à jour et distribuer des informations sur les quarts de travail pour votre équipe. Comprendre les méthodes de création des horaires dans Excel peut vous aider à être plus efficace et à gagner du temps lors de la production et de la distribution des horaires de travail des employés. Dans cet article, nous expliquons comment créer un horaire de travail dans Excel et partageons des conseils pour concevoir un modèle d’horaire pratique.

Méthode simple et rapide pour créer un planning de travail dans Excel à partir de zéro.

Temps nécessaire : 5 heures.

Créer un planning du personnel sur Excel

Saisissez les noms et les dates des employés
L’axe vertical des X correspond à vos employés. L’axe horizontal des Y correspond aux jours de travail. Saisissez les informations comme indiqué ci-dessous. Laissez une ligne vide sous chaque employé. Cette ligne sera utilisée pour les postes des employés.
Créez les équipes de travail
Saisissez les heures de travail et les postes des employés concernés sous chaque jour de travail. Le résultat final devrait être un horaire de travail dépouillé mais fonctionnel.
Personnalisez le plan de travail Excel
Pour rendre votre programme de travail plus facile à lire, personnalisez-le en mettant en gras les informations clés ou en modifiant les bordures, la taille des cellules, la position du texte et les couleurs de remplissage.

💡 Astuce : Cliquez sur le coin inférieur droit d’une cellule contenant une date, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé, puis faites glisser le curseur sur les cellules adjacentes pour créer une série logique de dates.

Comment faire un planning du personnel sur Excel ?

Avantages de la création d’un horaire de travail dans Excel

Il existe de nombreuses méthodes à envisager pour organiser les quarts de travail des employés, de la rédaction du planning à la main à l’utilisation d’un logiciel de planification automatisé. Voici quelques-uns des principaux avantages de l’utilisation d’Excel pour concevoir vos horaires de travail :

Gain de temps

En élaborant un modèle d’horaire de travail dans Excel, vous pouvez gagner du temps chaque fois que vous créez des horaires pour l’équipe. Apporter des modifications à un fichier numérique est souvent beaucoup plus rapide que de rédiger un nouveau planning chaque semaine sur papier. Bien que vous puissiez décider d’intégrer des formules et d’autres fonctions de haut niveau dans une feuille de calcul Excel, vous pouvez également utiliser des fonctions simples en cliquant sur chaque ligne et colonne pour concevoir rapidement votre planning. Cela peut vous faire gagner du temps pour réorganiser le planning si vous voulez faire des ajustements.

Réduction des coûts

Excel peut être une option logicielle abordable pour établir les horaires des employés. De nombreux types de logiciels et d’applications de planification ont un coût mensuel ou annuel élevé. Souvent, les organisations fournissent aux employés un accès gratuit à Excel et le programme est déjà installé sur les ordinateurs de l’entreprise. Excel est un logiciel populaire et vous pouvez également être en mesure de créer des feuilles de calcul Excel gratuitement sur les ordinateurs des bibliothèques publiques. Vous pouvez également utiliser gratuitement une version de base d’Excel sur le site Web de Microsoft Office.

Faire des mises à jour efficaces

Une fois que vous avez réalisé votre premier plan de travail dans Excel, vous pouvez utiliser ce même fichier pour effectuer des mises à jour efficaces. Vous pouvez enregistrer plusieurs modèles ou versions d’un planning pour vous préparer à différentes situations sur le lieu de travail, et sélectionner le fichier approprié pour votre prochain planning. Au lieu de devoir recréer entièrement le planning chaque semaine, vous pouvez simplement ajuster les noms ou les heures dans chaque section de la feuille de calcul. Cela peut rendre votre processus de planification plus pratique et plus efficace.

Améliorer la communication

Après avoir créé un planning dans Excel, vous disposez d’un fichier numérique pratique que vous pouvez partager avec vos employés. Vous pouvez convertir le fichier Excel en un autre format de fichier, envoyer le fichier par e-mail aux employés, le télécharger sur un disque partagé ou imprimer la feuille de calcul et distribuer des copies physiques à votre équipe. Vous pouvez même donner à tous les membres de votre équipe l’accès au fichier Excel réel, afin de vous assurer que chacun dispose des mêmes informations sur ses quarts de travail. Cela peut améliorer la communication au sein de votre équipe et donner à chacun la possibilité de discuter immédiatement de tout changement ou demande.

Documenter les horaires passés

Vous pouvez utiliser Excel pour créer un enregistrement des horaires de travail précédents. Chaque fois que vous mettez à jour l’horaire, vous pouvez choisir d’enregistrer une nouvelle version du fichier, ce qui préserve les informations sur les quarts de travail précédents. Vous disposez ainsi d’informations de référence détaillées sur les horaires de travail de tous les membres de votre équipe, que vous pouvez utiliser lorsque vous effectuez des tâches administratives ou lorsque vous clarifiez les questions des membres de l’équipe.